HR Director: Missions & KPIs
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HR Director: Missions & KPIs

Event Type
XAnge Talks
Meeting Date
May 20, 2021
🇫🇷 / 🇺🇸
🇫🇷

Le talk est animé par Cécile Plessis, fondatrice de HR4Team, cabinet conseil en HR pour les entreprises en forte croissance, et anciennement operating partner HR au Hub BPIfrance.

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Free Office Hour HR x Cécile Plessis She can help you on: Legal, compensation, HR internal process and hiring process... 🕑 45min | 👉 Book a meeting here

HR are usually the first expense of a company. Beyond hiring needs, HR professionals has to be involved in the organization scaling.

Quelqu'un de très senior

Valorisation du rôle va impacter le moment auquel tu vas le prendre + budget associé.

Albane backmarket carte blanche pour comp & ben / payroll

Vraiment séparer le TA du HR. C'est comme les sales, ca se calcule par rapport au nombre de recrutemetn.

15 - 20 à 30 - 35

8 recrutements par an

Profil historique, aspiré par le haut.

Valorisation du rôle très importante.

Albane de backmarket

HR by companies stage

These are generic startup development stages. Obviously, it can be different in your company depending on localisations (e.g. more than 2 offices around the globe), remote policy, hires planning, growth planning ...

Seed | 0 - 30 people

"HR that just works"

Key challenge: Recruiting A-players, make sure HR basic employee management is done.

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Serie A | 30 - 75 people

"Lay the good HR foundations"

Key challenge: Structure hr policies (payscale, , Mid level management, team communication, payscale

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Serie B | 75 - 150 people

"HR that supports your growth"

Key challenge: International ?

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Serie C | +150

"HR extra miles"

Key challenge:

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Seed | 0 - 30 people

"HR that just works"

At this stage, HR shouldn't be a [opposite to no-brainer]. Things has to be done.

Optimal Team Sizing

1 to 2 people (including part-time and interns)

I have +15 hires planned / year & I externalize employee management partially: Talent Acquisition + Part-time HR manager.

I have +15 hires planned / year and I internalize employee management : HR or Office manager (depending on challenges) + Talent Acquisition freelancer.

I have -15 hires planned / year and I internalize employee management : HR manager

What should you expect from your HR team at Seed stage?

Admin & Basic employee management:

New employee onboarding, holidays, annual review, payroll, employee contracts, are managed just in time. As an example, an office manager can manage payroll up to 20 people.

Talent Acquisition:

If you've decided to internalize Talent Acquisition, your team should be able to design a solid recruitment process, a sourcing strategy depending on hiring plan and execute it.

Talent Acquisition or HR manager?

A full speed TA can handle 20-35 hires / year (depending on functions & experiences). You should consider that a talent acquisition is more a Sales person than a HR expert, especially young ones. Therefore, she will may not be able to work on HR processes, employee assessment or culture. Same for HR manager, she will not be able to handle as many hires than a dedicated TA.

"If 80% of her time is dedicated to hiring, HR manage will not be able to work on organization scaling. Talent acquisition is essential, but retention is more than that." Cécile Plessis

Profile types you should look for

Office Manager

Exp:

HR Manager

Exp:

Talent Acquisition

Exp:

Related Q&A

Series A | 30 - 75 people

"Lay the good HR foundations"

Optimal Team Sizing

2 to 4 people (including part-time and interns)

+ Head of HR

+ HR specialist (for example on admin topics, onboarding or retention)

+ Talent Acquisition to multiple accord to the hiring plan.

If your have a reasonable number of hires planned -15 / year or I'm helped by a Talent Acquisition freelancer / executive search and I internalize employee management.

What should you expect from your HR team at Series A stage ?

Legal & Compliance: With your team growing up, here comes the time for legal requirements. Even if your team can be helped by a lawyer, your HR team

Mid-level management

Admin & Basic employee management:

New employee onboarding, holidays, annual review, payroll, employee contracts, are managed just in time. As an example, an office manager can manage payroll up to 20 people.

Talent Acquisition:

If you've decided to internalize Talent Acquisition, your team should be able to design a solid recruitment process, a sourcing strategy depending on hiring plan and execute it.

  • Recrutement :

→ Mise en place d'une stratégie de recrutement pour recruter les talents → Structuration d'un processus de recrutement performant → Recrutement, chasse direct, entretiens

  • Admin et paie :

→ Gestion de l'administration du personnel (entrée et sortie du personnel : contrat de travail, attestation, promesse d'embauche, fin de contrat ...). → Supervision de la paie. → Avantages salariés.

  • Légal et relations sociales :

Les missions du RH comprennent également un minimum de sujets légaux (contrats de travail, obligations légales, règlement intérieur, CSE) qu'il ne faut pas minimiser car audités dans le cadre d'une levée de fonds. Une connaissance en juridique est donc un plus.

→ Conformité de l'entreprise avec l'ensemble de ses contraintes légales en fonction de ses seuils d'effectifs. → Mise en place des représentants du personnels et gestion des instances.

  • Compensation & Benefits: money (e.g. your salary) is still the fuel of everyone’s life. Organizing the way you deal with compensation, benefits, equity, bonuses and all financial incentives and rewards should be a priority for every company that is relying on their talent to succeed, and therefore every HR organisation.
  • People Ops
  • Payroll: At this stage, you can either take an external payroll provider or internalize the skill by using
💡
Le premier RH dans l'entreprise est le manager opérationnel. On retrouve beaucoup de cas où le DRH joue le rôle du Manager auprès des employés. Cependant, le rôle du DRH est de faire monter en compétences les managers afin qu'il fasse lui même upgrader les employés.

La structuration d'entreprise

C'est tout ce qui entoure le process RH et l'organisation de l'entreprise (grille de rémunération, possibilités d'évolution... etc) mais le coeur de métier et la valeur ajoutée c'est mettre en place une structure pour que les collaborateurs aient un cadre rassurant, se maintiennent et restent.

Cela passe par une politique d'augmentation, une politique d'évaluation, mettre en place une politique de perf review, travailler sur les sujets de on-boarding et off-boarding. Il s'agit là du coeur de métier du DRH et de sa vraie valeur ajoutée.

💡
Vous pouvez évaluer vos RH avec la force de proposition, force de conviction qu'ils ont sur cette structuration RH. La personne doit être pugnace dans ses propositions. Il faut aussi que les CEO soient à l'écoute : souvent les CEO font eux-mêmes leur stratégie et disent à leur DRH d'appliquer ou de faire uniquement les impondérables et le recrutement et c'est l'écueil dans lequel il ne faut pas tomber. D'autres CEO ne sont pas forcément intéressés.
"Pour moi c'est cette partie là qui a une vraie valeur ajoutée, sur laquelle je milite, pour les start-up. En gros une start-up a 14 vies, vous pilotez, vous scalez, vous changez de direction, l'organisation est hyper mouvante : Quel est l'impact? Comment on se projette? C'est quoi l'organisation pour l'avenir? Tout ça ce sont des questions et un point hyper clé de la fonction RH aujourd'hui", Cécile
💡
Pour évaluer cela: tip questionnaire de satisfaction sur la fonction RH (pas sur la personne mais sur la fonction), un questionnaire sur l'on-boarding, le recrutement, la vie du salariée, comment se passe telle ou telle activité etc.
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Profile types you should look for

Head of Talent

Exp:

Talent Acquisition

Exp:

HR Manager

Look for SEED ?

Related Q&A

Serie B | 75 - 150 people

"HR that supports your growth"

Team Sizing

2 to 4 people (including part-time and interns)

What should you expect from your HR team at Series B stage ?

Une entreprise ≥100 employés nécessite de l'accompagnement, les RH peuvent se faire aider par un gestionnaire de paie externalisé ou internaliser la compétence.

  • Structuration de l'entreprise :

→ Mise en place de process structurants : process d'onboarding, de rémunération, d'évaluation, de performance review, d'off boarding ... → Accompagnement aux changements d'organisation : création de nouvelle équipe, mise en place de middle manager, changement de structuration, ouverture à l'internationale → Accompagnement du CEO

  • Gestion des collaborateurs et des managers au quotidien :

→ Formation des collaborateurs → Rétention des collaborateurs → Accompagnement et coaching des managers → Accompagnement à la mise en place des valeurs → Marque employeur- attractivité de l'entreprise

Learning & Development

"Le DRH gère les collaborateurs, doit sortir de son bureau, connaître les collaborateurs, connaître les métiers. C'est comme ça qu'il pourra être performant" Cécile Plessis
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Team Sizing

Job Desc DRH/ Chief People Officer / Head of people

Serie C | +150 people

Team Sizing

What should you expect from your HR team at Series B stage ?

HRIS could become very useful. You also have onboarding specialists that could optimize your onboarding experience if you hire a lot of people. And when you grow internationally, you encounter various cases of relocation and international mobility that could trigger a specific hire on this matter. Also, someone fully dedicated to Diversity & Inclusion will make a huge difference.

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RH

  • Admin et paie :

L'Administratif tel les contrats de travail, les promesses d'embauche et les attestations, qui sont supervisés par les RH. La paie est également une mission pour les RH (à 80% du temps) et pour la partie finance (20%).

"Tout peut mal se passer sauf la paie. Il faut que cela sorte bien tous les mois, en temps, en heure, et dans le respect du cadre légal". Cécile Plessis
  • Légal et relations sociales :

Gestionnaire de paie externalisé

Q&A

2. HR Directors Scorecard

HR missions by stage

MissionsStageDescriptionKPIs
Seed

→ Mise en place d'une stratégie de recrutement pour recruter les talents → Structuration d'un processus de recrutement performant → Recrutement, chasse direct, entretiens

# recrutements (ratio talent acquisition 10-15 recrutements sur les fonctions techniques / an, sur les autres fonctions, peut-être plus élevé.) Pro-activité dans l'analyse et la diversification des canaux d'acquisition.

→ Gestion de l'administration du personnel (entrée et sortie du personnel : contrat de travail, attestation, promesse d'embauche, fin de contrat ...). → Supervision de la paie. → Avantages salariés. Selon Cécile, il s'agit davantage d'une fonction HR qui peut être gérée en interne ou en externe selon la masse de travail induite.

Pas de retard sur les impondérables et dans le respect des règles légales

→ Conformité de l'entreprise avec l'ensemble de ses contraintes légales en fonction de ses seuils d'effectifs. → Mise en place des représentants du personnels et gestion des instances.

Liste des procédures à mettre en place en fonction de la maturité de l'entreprise. Eviter ou réduire les amendes / contributions liées à ces procédures.

Coeur du métier de DRH : → Mise en place de process structurants : process d'onboarding, de rémunération, d'évaluation, de performance review, d'off boarding ... → Accompagnement aux changements d'organisation : création de nouvelle équipe, mise en place de middle manager, changement de structuration, ouverture à l'internationale → Accompagnement du CEO sur son rôle

Force de proposition sur la structuration de la stratégie HR, déclinaison du scaling de l'entreprise. Réalisation des chantiers identifiés (mode projet).

→ Formation des collaborateurs → Rétention des collaborateurs → Accompagnement et coaching des managers → Accompagnement à la mise en place des valeurs → Marque employeur- attractivité de l'entreprise

Questionnaire de satisfaction des collaborateurs sur la fonction HR (sur tous les éléments de la fonction : onboarding, vie du collab, ...)

Le recrutement 🗣️

Profiles REM

Etude de rémunération

JobExpérienceCompensation
2- 5 ans
50 - 62k€
5 - 10 ans
62 - 80k€
> 10 ans
80 - 85k€
2- 5 ans
60 - 80k€
5 - 10 ans
80 - 110k€
> 10 ans
110 - 150k€
💡
Selon l'étude Joomy, 85% des DRH ont une partie variable (72% ont des primes, 54% de l'intéressement/participation, 12% des stock-options). Cette partie variable représente environ 15% du salaire fixe.
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Job Desc Talent Acquisition

  • Recrutement :

→ Mise en place d'une stratégie de sourcing pour recruter les talents (10 à 15 par an) → Structuration d'un processus de recrutement performant → Recrutement, chasse direct, entretiens

  • Un talent acquisition n'a pas forcément les compétences pour faire une grille de rémunération ou un process d'évaluation

Job Desc Office Manager

  • Admin et paie :

→ Gestion de l'administration du personnel (entrée et sortie du personnel : contrat de travail, attestation, promesse d'embauche, fin de contrat ...). → Supervision de la paie. → Avantages salariés.

4. HR profile types by startup stage

HR Profiles

ProfileCompensationStageTitles (TO be deleted)

Base: Bonus:

Office Manager

Base: Bonus:

HR Manager Head of HR

Base: Bonus:

Base: Bonus:

Chief People Officer

Base: Bonus:

Seed
Seed
💡
Il vaut mieux recruter quelqu'un au début en RH généraliste, qui va déjà structurer une fonction RH dès le début. Le recrutement d'un talent acquisition peut se faire dans un second temps.

Une personne avec 5 ans d'expérience généraliste en RH aura déjà une vision 360 du domaine. En 5 ans, la personne n'aura pas tout fait c'est évident, mais la personne aura vu des choses. A partir de 5 ans, c'est un bon début de poste surtout s'il y a 50 personnes à gérer car ce n'est pas énorme. La personne va pouvoir se développer sur le RH assez facilement.

La rémunération : 10 ans d'expérience 70/90K et avec 5 ans d'expérience 50K environ.

💡
L'équipe RH doit évoluer et se multiplier selon le volume de recrutement. Pour 100 personnes avec 1 DRH aucun problème mais s'il y 15/20 recrutements par an il faut un talent acquisition et peut-être un office manager qui aiderait sur la partie admin.

Dans les grands groupes le ratio c'est de gérer 400 personnes quand on est business partner. Dans les start-up on n'est pas du tout sur ce genre de ratio. Exemple PAYFIT: ils sont 500 personnes (peut être 400 personnes) et ils sont 30 personnes aux RH. Un DRH, une équipe paie, une équipe recrutement, une équipe formation. "C'est de la dentelle: un collaborateur RH gère 50 personnes. On veut plus accompagner les collaborateurs en start-up donc le ratio est plus bas en start-up", Cécile.

🛠

BULK

Exemple de Vestiaire Collective

"On a perdu 1 an, 1 an et demi dans le scale car au début tu as tendance à recruter des gens plutôt généralistes à qui tu confies l'acquisition, le marketing...etc Avec le temps et les fonds qui rentrent dans la structure tu peux mieux staffer du coup ce people là (30-40 personnes ) tu leur mets à côté des gens super spécialisés sur des sujets que peut-être ils adoraient faire mais qu'ils n'avaient pas trop le temps de faire et tu as un décalage de salaire parce que tu prend quelqu'un de spécialisé donc tu lui donnes 55K pour prendre une partie de son travail alors que la personne avait 35K et du coup la première génération des 40/50 personnes va mal. Pour reconstruire une équipe qui a confiance en toi, pour faire le scale après tu y passes des mois et des mois. C'est la crise de première génération et de deuxième", Christian
💡
Tip de Christian: Ne pas se planter sur: "Est-ce que tu es capable de faire le prochain step? On a besoin de prendre quelqu'un qui te libérerait une spécialité, on se concentre on voit ce que ça donne avec la formation adaptée si nécessaire" C'est un enjeu.

Prise de note X ANGE

  • le rôle d'un RH c'est le bras droit d'un CEO, tout le monde sait que le RH est chargé de recrutement et de gestion de paie et relation sociale mais il y a aussi le scaling de l'entreprise qui est souvent oublié.
  • Pour la partie recrutement c'est le métier d'un talent manager (fonction Tech : 10 à 15 personnes par an)
  • QQ qui commence déjà a structurer la fonction RH des le début c'est intéressant (prendre quelqu'un avec 5 ans d'expérience)

Autres missions autres que recrutement :

  1. Admin et paie : très clair pour tout le monde, peut être accompagné d'un chargé de paie, dedans on comprend toutes l'admin et supervision de la paie. Socle de base de la RH. Il faut que ça sorte tous les mois et est ce que KPIs sont fait en temps et en heure ⇒ la paie est plus une fonction RH (80% de paie géré par les RH et 20% des entreprises font la paie par la partie Finance). EX: pour 100 personnes il faut que le DRH soit accompagné par un gestionnaire de paie externalisé car il ne peut pas tout géré. Jusqu'à 50 ça passe
  2. Légal & relation social : peut se faire accompagner par des prestas externe (cabinet externe). Conseil mettre en place des CSE (obligatoire a partir de 11 personnes) c'est souvent très constructif mais c'est vrai que souvent on en a peur. C'est plutôt une belle chambre de dialogue avec la direction. Plus tu le fais tôt plus tu peux contrôler et avoir une instance constructive et coconstruite ⇒ facilite la communication. Il faut s'assurer qu'à chaque seuil les règlementations soient à jour (ex: contribution travailleurs handicapés).
  3. Structuration de l'entreprise : process RH et organisation de l'entreprise. (ex: process d'augmentation, évaluation et augmentation des compétences salariales.) Doit être en relation avec le codir sur ça ⇒ permet de rentrer dans le COEUR du métier. Il faut laisser le RH faire preuve d'initiatives sur ce sujet. En fonction de la stratégie de l'entreprise, on doit trouver une déclinaison de l'entreprise. C'est un point essentiel surtout dans une startup car l'organisation est très mouvante. Donc il faut se faire aider dans l'organisation. Utile dans scale & business !

Profil de RH à mettre en avant : force de conviction , tenace dans ses propositions, CEO à l'écoute et doit se dire que ça va servir.

  • Tips: organigramme Day 1 (ex: marketing & l'offre on vient mettre une fonction au milieu donc on a attribué dans l'organigramme une place dédié et on définit les missions en fonction).

A un certain stade de structuration: 50 personnes 20 à 30% de son job

A 100 personnes, c'est essentiel d'avoir une structure RH

  • A quel moment l'équipe RH doit se développer ? ⇒ Dépend du volume de recrutement. Si au moins 15/20 recrutements par an il faut un DRH et un talent Manager qui gère sur la partie Admin. Pour les startup, un collaborateur gère 50 personnes. Jusqu'à 100 personnes seules ça passe avec un Talent Manager + un expert comptable.
  • Outillage : permet une automatisation de la donnée. Selon le stade de maturité. Il faut mettre un peu d'argent. Ca permet de gagner du temps pour développement collab. Outils essentiel: ATS, automatisation du suivi pour supprimer Google drive, pour limiter un max la paperasse. SERH (RECO A DONNER) hyper important. EN PLUS il y a, des outils collaborations de sondage etc.

4. Gestion des collaborateurs : sortir du bureau et connaitre les personnes, gérer les collab et rappel : RH c'est la manager opérationnel. DRH doit monter en compétences des collab pour que les manager puissent s'occuper de la montée en compétence. (Maternage)

⇒ important / Satisfaction de la fonction RH: Onboarding, faire un max de questionnaire pour aussi faire monter en compétences le DRH.

Notes Noella

Tu recrutes pour toi-même quand c'est trop tard. Souvent fonction la plus délaissée. Hiring incompréssible. Véloce pour faire des demandes d'ouvertures de poste.

Valorisation First Talent Womanizor. Globalement, les people clés, impression que après le covid, bien positionné.

Fonction DRH

Ne jamais être à cours de recruteur.

Des process qui peuvent scaler avec toi.

Recrutement : Choisi pour demain, du coup. Qui sont les clients,

Lucca très centré FR mais préfère Bamboo.

Objectif

Notes Lina

Rythme très fort. Recruter très très vite et les meilleurs profils. Rapporte au CEO. Retention aussi très important. Process d'onboarding, légale,

Allez très vite : besoins à court, moyen, long terme.

Place beaucoup plus importante des RHs. Talent first : investit dans l'humain.