Source : https://review.firstround.com/why-you-need-two-chiefs-in-the-executive-office
Quel type de personne engager ?
- Profil très différent qui colle avec la personnalité du CEO.
- Le poste consiste en un mélange entre un assistant exécutif et un directeur d’exploitation.
- Chief of staff travail en lien avec le CEO mais en collaboration avec les employés en direct.
- Permet d’apporter les infos utiles et plus profondes sur l’équipe.
- Profil adaptable : doit maitriser les tâches les plus complexes comme les simples et redondantes.
Quelles responsabilités ?
- S’assurer que le CEO travail(le) sur les points les plus importants pour l’entreprise en interne (performance de l’équipe, mise en place de formation)
- Aider à compléter les points prioritaires & assurer un contenu de qualité (faire monter les équipes en grade, assurer le développement et embauche & amplifier et améliorer la communication du PDG)
- Doit être un effective substitute pour le CEO
Selon l’exp. :
- responsable des tâches administratives
- organisation de réunion publique, préparation de discours, préparation des réunions de direction
- rencontre avec les chefs de service, définir les objectifs & cibles
Manager level hire :
Mid- career, director-level hire :
VP level :
Commentaires : Rotation facile au sein de différents postes de l’entreprise. Le temps moyen d’occupation de ce poste est de 18 mois. Le switch se fait souvent pour intégrer un nouveau poste de direction.
Comment savoir qu’il faut embaucher un Chief of Staff plutôt qu’un(e) assistant(e) de direction ?
L’équipe s’agrandit et devient plus difficile à gérer, souvent après avoir levé des fonds
L’inverse ?
Trop sensible au prix (Chief of Staff est €€€), l’entreprise ne grossit pas
Comment lancer le processus d’embauche ?
- Déterminer les besoins pour lesquels on a besoin d’un Chief of Staff.
- Définir les Skills (hard & soft).
- Se poser les bonnes questions : What’s the vision for myself as a CEO? Where do I want to go ? Sur quoi ai-je le plus besoin d'aide ? Qu'est-ce que je ne veux pas faire et que j'aimerais déléguer ? Suis-je prêt à donner à quelqu'un l'accès à tous les coins de ma vie professionnelle et personnelle ?
Quelles questions poser au cours de l’entretien ?
- Quelle est la décision la plus difficile que vous ayez prise au cours de l'année dernière ? Comment l'avez-vous prise ?
- Quelle est la pire décision que vous ayez prise au cours de l'année écoulée ? Comment vous en êtes-vous remis ?
- Parlez-moi de la façon dont vous avez réussi à motiver quelqu'un qui n'était pas particulièrement motivé. Comment faites-vous pour que cela fonctionne ?
- Comment savez-vous qu'un projet est bien pensé ? Quel genre de questions posez-vous ?
- Si vous avez une proposition à laquelle il manque certains éléments clés, comment la traitez-vous ?
+ donner un business case
Comment former?
- relation entre CEO & Chief of staff est hyper important !
- Il faut l’intégrer dans toutes les activités de l’entreprise + même bureau au départ
- Il faut être hyper honnête l’un envers l’autre et créer une relation de confiance.
- Rédiger une feuille de route pour les prochains 18 mois.
- Faire régulièrement des points entre CEO et COS
- Vouloir les voir réussir et progresser
Commentaire : Au bout de 18 mois il faut le laisser diriger / Par la suite il faut aussi les placer (si souhaité) sur un autre poste de direction. Tips : laissez-les choisir leur remplaçant